Gebruik je nog geen taakbeheer voor je dagelijkse werk? Lees dan eerst ons artikel “5 goede redenen om een taakmanager te gebruiken voor je dagelijkse werk in je immokantoor“.
Gebruik je al wel een taakmanager maar heb je het gevoel dat de tool niet zo efficiënt is? Bekijk dan onze tips en werk efficiënter!
10 tips om je vastgoedtaken beter te managen
Om je taken snel terug te vinden gebruik je best categorieën.
Voeg bijvoorbeeld ‘Marketing’, ‘Prospect’ of ‘Intern’ toe aan de titel van elke bijbehorende taak. Hiermee zie je onmiddellijk over welke activiteiten het gaat. Bijvoorbeeld:
Maak de titel van je taak duidelijk en beknopt door een actiewerkwoord te gebruiken. Bijvoorbeeld:
Wijs een taak altijd toe aan de persoon die er verantwoordelijk voor is, of jij dat nu bent of een collega. Een niet-toegewezen taak wordt vaak vergeten en niet uitgevoerd.
Door een einddatum in te geven, kan je jouw week of dag beter organiseren. Je kunt zo prioriteiten toekennen zodat je alle verplichtingen op tijd nakomt.
Doe je elke maandag aan telefonische prospectie? Creëer een taak in je taakmanager en stel een wekelijkse herhaling in.
Werk je samen met andere collega’s aan een taak? Link hen aan de taak zodat je makkelijk informatie kunt delen en met hen over de taak kunt communiceren: opmerkingen, documenten toevoegen enz.
WHISE biedt standaardchecklists voor panden die je van het begin tot het einde bij de transactie helpen.
Maar het gebeurt wel eens dat een taak niet in de standaardchecklist staat omdat die voor een bepaald pand heel specifiek is. Link dan gewoon het betroffen pand aan jouw taak met een simpele klik om meer context bij de taak te hebben. Dat maakt de opvolging ervan en de samenwerking rond deze taak veel makkelijker.
Met tags kan je één of meerdere elementen aan een taak toevoegen waarop je later kunt filteren.
Je kunt bijvoorbeeld je taken organiseren met de volgende tags:
Zo kan je jouw taken filteren en jezelf beter organiseren als je het druk hebt.
Als je vijf minuutjes de tijd neemt om een taak goed te beschrijven, kunnen jij en je medewerkers later waardevolle tijd besparen: wie herinnert zich immers de details van een taak die enkele maanden geleden toegevoegd is geweest? Wie kan zich alle stappen van een taak herinneren als die gespreid zijn in de tijd?
Hoe beter je de taken beschrijft en hoe meer tijd je neemt om er opmerkingen aan toe te voegen naargelang de taak evolueert, hoe efficiënter je kunt werken en hoe meer tijd je bespaart op lange termijn.
Vastgoedmakelaars blokkeren vaak momenten in hun agenda om specifieke taken uit te voeren: sleep die taken rechtstreeks naar je agenda om je leven eenvoudiger te maken.
Optimaal taakmanagement van je vastgoedactiviteiten is essentieel om de efficiëntie en productiviteit van je makelaarskantoor te verbeteren.
Met deze 10 tips kan je je organisatie, samenwerking en taakmanagement gevoelig verbeteren. Zo bespaar je tijd en ben je productiever op lange termijn. Het belang van doeltreffend taakmanagement is niet te onderschatten om jouw vastgoeddoelen te bereiken.
Wil je meer weten over de WHISE-takenmodule, maak dan je gratis account aan.
