Vous n’utilisez pas encore un gestionnaire de tâches au quotidien ? Lisez notre article « 5 bonnes raisons d’utiliser un gestionnaire de tâches au quotidien dans votre agence immo».
Vous utilisez déjà un gestionnaire de tâches, mais vous avez l’impression de ne pas être aussi efficace que vous le souhaiteriez ?
Nous illustrerons cet article avec le gestionnaire de tâches intégré à WHISE, mais, toutes les astuces peuvent s’appliquer à n’importe quel gestionnaire.
Découvrez nos 10 astuces pour gérer vos tâches immobilières.
Pour retrouver rapidement vos tâches, utilisez des catégories.
Par exemple, indiquez « Marketing », « Prospect » ou encore « Interne » dans le titre de chaque tâche correspondante. Cela vous permettra de visualiser immédiatement les domaines d’activités concernés :
Le titre de votre tâche doit être à la fois clair et concis, en utilisant un verbe d’action.
Par exemple :
Que ce soit à vous-même ou à un collaborateur, une tâche doit toujours être assignée à une personne : une tâche non assignée est une tâche oubliée qui ne sera pas exécutée.
Définir une date d’échéance va vous permettre de mieux organiser votre semaine ou votre journée, mais aussi de prioriser vos tâches et de ne jamais négliger une obligation.
Chaque lundi, vous faites de la prospection téléphonique ? Créez une seule tâche et définissez une récurrence hebdomadaire.
Vous travaillez à plusieurs sur une tâche ? Associez vos collaborateurs à la tâche pour partager les informations et leur permettre d’interagir avec : commentaires, ajout de documents, etc.
WHISE vous propose nativement des checklists associées à un bien afin de vous aider dans la transaction du début à la fin.
Mais, il arrive qu’une tâche ne soit pas reprise dans la checklist, car elle est spécifique à un bien précis.
Associez alors un bien à votre tâche en 1 clic pour contextualiser la tâche et encore une fois, facilité le suivi et la collaboration autour de cette tâche.
Les marqueurs permettent d’ajouter un ou plusieurs tags à une tâche sur lesquels vous pourrez filtrer par la suite.
Par exemple, pour vous aider à organiser vos tâches avec les marqueurs suivants peuvent être très efficaces :
Ainsi, en cas de rush, vous pourrez filtrer vos tâches et mieux vous organiser.
Prendre 5 min pour créer une tâche avec une bonne description peut vous faire gagner un temps précieux à vous et vos collaborateurs plus tard : qui se souvient des détails d’une tâche définie il y a plusieurs mois ? Qui peut se souvenir de toutes les interventions associées à une tâche quand celle-ci s’étale dans le temps ?
Plus vous décrivez votre tâche, plus vous prenez le temps de commenter celle-ci au fur et à mesure de son évolution, plus vous serez efficace et plus, vous gagnez du temps sur le long terme.
Il arrive souvent que les agents immobiliers bloquent des moments dans leur agenda afin de gérer toutes les tâches : glissez vos tâches directement dans votre calendrier pour connaître vos journées et vos tâches en une journée.
En conclusion, l’optimisation de la gestion des tâches immobilières est essentielle pour améliorer l’efficacité et la productivité au sein d’une agence immobilière.
Vous pourrez améliorer votre organisation, votre collaboration et votre suivi des tâches, ce qui vous aidera à gagner du temps et à être plus productif à long terme. Ne sous-estimez pas l’importance d’une gestion efficace des tâches pour atteindre vos objectifs immobiliers avec succès.
Vous souhaitez en savoir plus sur le gestionnaire de tâches de WHISE ? Essayez-le gratuitement !
